Blog Vivacadémie

Cela fait un certain temps, qu’à force de lire des papiers sur les tares profondes ou la fin programmée de PowerPoint j’avais envie d’écrire ma petite contribution sur ce sujet.

Je vais être honnête avec vous, j’adore PowerPoint. J’ai mis du temps à apprivoiser la bête mais maintenant l’outil est devenu une extension quasi quotidienne de mon boulot.

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J’ai appris à le domestiquer et je lui dois à la fois des dizaines (centaines) d’heures de travail à construire des présentations qui ont globalement atteint leurs objectifs et de grosses migraines à lire et relire mes slides pour toujours les simplifier et fluidifier leur enchaînement. Ceci afin de rendre ces présentations plus attirantes, plus digestes et atteindre les objectifs définis.

En fait je n’ai pas grand-chose à reprocher à PowerPoint. Au contraire.

Les détracteurs de PowerPoint (lire cet article), PPT (avec ou sans X) pour les intimes, diraient qu’il serait la cause de nombreux maux, voire même totalement responsable des réunions et autres conférences ratées qui sont si nombreuses, soit ennuyeuses à mourir, soit manipulatrices et trop souvent juste sans intérêt.

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Le Parti des anti-Powerpoint a même un site.

Et sur ce site, les membres revendiquent la fin de la « dictature » du logiciel roi des présentations. Et « que le nombre de présentations ennuyeuses dans le monde faites avec Powerpoint diminue. »

Bon, si vous y regardez de près, vous vous apercevrez que le fondateur de ce parti, vend un bouquin (23€ + livraison). « Business is business ».

Le titre en français : « L’erreur Powerpoint ». Pas de nuances, un jugement définitif.

Son propos est assez peu structuré donc pas très sérieux. Beaucoup de bla-bla pour justifier la vente de son bouquin.

Ces mêmes détracteurs vous diront également que Jeff Bezos, le célèbre patron d’Amazon, a interdit les présentations PPT dans son entreprise. Ce qui est vrai.

Et alors ? A cet exemple brandi par les anti-PPT, je citerai celui du roi de la keynote, Steve Jobs.

Keynote n’est pas PowerPoint, c’est un concurrent, mais le principe est absolument identique. Et j’invite tous ceux qui le peuvent à assister à une conférence / convention / réunion chez Google, Facebook, Salesforce ou d’autres sociétés de l’écosystème digital. C’est rarement ennuyeux …

Principalement parce qu’un super orateur (Steve Jobs par exemple) et un super support visuel bien fait font juste l’équilibre parfait !

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En fait Jeff Bezos a interdit les présentations PPT parce que, je le cite, « Les présentations de type PowerPoint donnent parfois l’autorisation de faire l’impasse sur certaines idées, d’aplanir les niveaux d’importance et d’ignorer le fait que les idées sont inter-connectées. Il est plus dur d’écrire un mémo de 4 pages qu’un PowerPoint de 20 pages, parce que la structure narrative d’un bon mémo vous force à une réflexion plus approfondie ainsi qu’à une meilleure hiérarchisation des informations. » Si je suis d’accord sur la réelle difficulté d’écrire un mémo parfait de quelques pages, je ne le suis pas du tout sur la structure narrative et la hiérarchisation des infos. C’est très dur de construire un PPT parfaitement équilibré, « scénarisé » et structuré parfaitement.

Mais ceux qui, comme Bezos disent ou écrivent que PowerPoint est « nocif » ont sans doute oublié les conférences faites avec supports papiers ou des transparents gribouillés et projetés de travers sur un écran souvent ridiculement petit, déchiré ou plissé.

Ils ont également oublié les heures soporifiques passées à écouter des « orateurs » peu doués débiter des tonnes de chiffres ou des phrases vides de sens immédiatement oubliés.

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Ou d’autres totalement stressés devant leurs pupitres, lisant les mains tremblantes des pages et des pages de textes particulièrement ennuyeux !

Les critiques ont perdu de vue que faire une présentation publique, devant une salle pas toujours amicale, est un challenge que beaucoup ne sont pas prêts à relever. Et que tout le monde n’est pas un orateur né ni un créatif, PowerPoint ou pas.

Si l’expression orale n’est pas votre truc, que vos talents de créatif sont limités, quel que soit l’outil utilisé, vous ne ferez pas de miracle en public. Personnellement je pense que ce logiciel, bien utilisé peut aider, voire sauver un mauvais présentateur et son sujet.

Car ça n’est pas PowerPoint le vrai problème, c’est l’orateur.

En ce qui me concerne, et comme beaucoup d’autres, n’étant pas un orateur né, il m’a fallu des années de pratique pour arriver à un niveau que je crois être satisfaisant aujourd’hui.

Je suis passé d’un stress plutôt bloquant devant un modeste auditoire de plus de 5 personnes à une autre forme de stress productif et moteur devant des assemblées dont le nombre n’a plus d’importance.

Et PowerPoint m’y a aidé en me donnant le moyen de centrer l’attention de l’auditoire alternativement sur des images et sur l’écoute d’un texte. Offrant ainsi une respiration me permettant de mieux rythmer mon message. Et la préparation, la construction d’un Powerpoint est un entraînement, une répétition permanente qui ancre profondément la présentation chez l’orateur.

Le principal ennemi de l’orateur : Son stress.

Comme beaucoup, j’ai commencé les présentations en public en tournant souvent le dos à la salle et en lisant le travail que j’avais (laborieusement) préparé directement sur l’écran où il était projeté. Ennui et échec garanti. Plus de contact visuel avec votre auditoire.

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J’ai ensuite appris à ne quasiment plus rien écrire sur mes slides … Des images, quelques mots, quelques données, rien de plus. Avec quelques exceptions quand il n’existe pas d’autre alternative.

J’ai réalisé que mes PPT ne devaient pas être le centre du discours, mais le support servant simplement à illustrer un propos, à faciliter la compréhension et l’assimilation. Comme les publicitaires savent le faire : Un message court et impactant, une image.

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Nous savons tous à quel point une image, ou un mot très fort peuvent venir souligner le message, renforcer un point de vue et faire adhérer une audience à une idée.

J’ai aussi réalisé à quel point il était facile de se réfugier dans des slides complexes pour se rassurer sur sa capacité à ne pas oublier un chiffre, une donnée, un message central. Faire de PPT son fil rouge oui, mais sûrement pas avoir écrit sur les slides le texte de son discours. L’échec est assuré.

Pour corriger ce risque, une seule solution, maîtriser son sujet sur le bout des doigts, être en total contrôle de son contenu. Le discours sera d’autant plus fluide que la maîtrise sera grande.

Dans une réunion ou une conférence, il faut donc distinguer le présentateur de son auditoire.

Ceux qui écoutent (et regardent) sont exposés au risque d’avoir à subir (c’est souvent le mot) une présentation soit ennuyeuse à mourir, soit incompréhensible, soit les deux à la fois. Et souvent des supports visuels laids, illisibles ou d’une complexité totale venant rendre encore plus indigeste la présentation.

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De l’autre côté de l’estrade, de la scène, du micro, le présentateur. Souvent lui (ou elle) victime potentielle de cet exercice qui peut virer à l’exécution publique. Après y avoir passé du temps, souvent beaucoup (trop ?), le résultat projeté devenant un point d’appui, une référence, une canne, notre présentateur va s’y accrocher, le lire, le détailler, le rendre encore plus ennuyeux.

D’un autre côté le besoin de partager de l’information, de se réunir autour de sujets business importants, de se former, etc. rend absolument nécessaire la construction de supports, écrits, oraux, imagés, pour structurer une thématique ou un sujet. Le rendre accessible, le simplifier.

Et puis surtout inspirer à son audience l’envie de connaître, ou tout simplement inspirer son audience …

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Je crois profondément que si le présentateur maîtrise son sujet, les techniques de construction d’une présentation, les bonnes pratiques de l’animation de réunion et a le savoir-faire de l’expression orale, alors PPT est un support incroyablement utile et efficace.

Je ne livrerai pas ici le énième guide des bonnes pratiques et des solutions miracles, je souhaite juste partager les apprentissages que j’ai pu faire pendant de nombreuses années de pratique avec l’outil.

PowerPoint n’est pas l’objet de la présentation, c’est un support qui vient aider LA présentation.

Soutenir son discours avec un visuel, a un impact plus élevé et une meilleure mémorisation. C’est ce que fait la publicité tous les jours, un message simple, accompagné d’images qui le renforce.

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Montrer à votre audience ce qui se passe, au lieu de simplement le leur dire, c’est ce qui illustre votre discours, et cela permet à tout le monde de voir à quel point votre histoire est compréhensible. Juste raconter, sauf a être un conteur hors pair, c’est ennuyeux. La clé, c’est l’action.

Montrer c’est dynamique, cela implique le mouvement, crée le rythme. Ne dites pas que le client est content, montrez-le souriant.

Le « Show me , Don’t tell me » n’a jamais été aussi vrai. Conséquence des réseaux sociaux construit sur les images comme Pinterest ou Instagram ? Certainement.

Enfin, et pour conclure, je partagerai avec vous ce qui me sert à titre personnel à éviter d’ennuyer trop mon audience avec mes PowerPoints.

Se poser les bonnes questions avant de faire sa présentation (PPT ou non)

Quelle raison, pourquoi faire cette présentation ? Si vous n’en avez pas, n’y allez pas …

Quel objectif ? Idem, sans objectifs vous avez toutes les chances d’aller nulle part.

Que doivent retenir les participants ? Un message clé ? Une idée ? Tout doit y amener.

Quel est le public, quelle audience ? Vous ne pouvez pas négliger ce point. Car vos auditeurs auront des attentes différentes. Un groupe de top management aura sans doute plus d’appétence pour les chiffres et les diagrammes. Un groupe de jeunes collaborateurs orientés marketing sera très sensible à la simplicité et l’apparence.

Quel intérêt pour eux ? Que viennent-ils chercher dans cette réunion ? Si vous ne le savez pas, mettez-vous à leur place et imaginez ce que vous voudriez voir et entendre.

Et le plus important : Quelle durée totale pour la réunion et à quel moment ma présentation sera-t-elle faite ?  Avant le déjeuner ou la pause ? Il vous faudra gérer les impatients du café, les affamés, les intoxiqués de la cigarette et les accros au portable. Après le déjeuner ? Alors bon courage et soyez bons, très bons même car votre ennemi sera la digestion …

Bonnes réunions et bons PowerPoints !